2023年12月29日上午，BETWA西汉姆联官方官网2023-2024第一学期行政团队建设期末业务交流会在民主楼208会议室召开，本次会议的主题是“平衡效率与温度，让我们的服务更温暖”。会议由党委副书记张冬梅主持，党委书记李淑静、院长陈明、党委副书记冯美娜、副院长王丹、王恒以及全体行政人员参会。
       党委副书记张冬梅老师主持会议并致辞。她表示，行政业务交流是外院行政团队建设的重要举措，每学期大家将工作思考、经验教训进行分享交流，不断促进行政团队蓬勃发展。过去一年，学院领导班子完成了对学院所有系（所、中心）的调研工作，其中得到了老师们对于行政团队的积极反馈，同时也收到了老师们提出的一些在工作中需改进、优化的建议，这也是本次会议主题的来源。希望六大办公室负责人可以立足实际，共同分享在日常工作中的好的做法，同时群策群力，改进工作中的不足，力求在保证效率的同时为老师们提供更温暖的服务。

 

 

       随后，各办公室负责人分别代表本科室进行了分享。学院办公室主任倪丽慧结合办公室和系所秘书的经验和感悟，从建设温暖组织、提供温暖服务、营造温暖环境三个方面分享了如何在提高效率的同时给予被服务人员温暖体验。倪老师也向与会人员分享了行政工作中的“逆向工作法”以及日常沟通的一些小技巧，对于未来行政工作人员开展工作十分有助益。业务办公室主任张琳娜老师针对人事、科研、外事等工作进行了总结汇报，业务办公室推进制度建设，制定合理的目标计划，在工作中梳理工作流程并进行优化，尽可能做到“进场服务有温度，网上服务有速度，数据赋能有深度，简化流程有意义”，为学院一流学科建设贡献力量；同时，张琳娜老师也代表教务办公室，以“怀敬畏之心  行育人之道”为主题进行了分享。教务工作不断优化制度流程、提供便捷服务，根据师生的具体需求，提供个性化的服务，注重情感沟通和人文关怀，关注师生的需求和感受， 建立有效反馈机制，急师生之所急，也得到了师生的赞誉。

 

 

       学生工作办公室的伍昕钰老师也带来了分享。他指出，过去的一年，学工办公室高质量完成了评奖推优、公众号运营、组织课程思政实践活动等学生工作，学工老师们与学生紧密相连，学生们遇到紧急问题，第一时间想到的就是自己的辅导员，学工老师们也以己度人，以自己的实际行为温暖着每一位外院的同学；图书分馆的张晓雁老师以“书香与温度”为主题进行了汇报，图书分馆不断推出新的服务举措、拓展服务范围、举办丰富多彩的活动，通过智慧的制度、温情的服务、书香氤氲的藏阅环境在做好管理的同时为读者提供温暖贴新的服务。继续教育办公室岳琛琛老师立足继续教育服务对象的特殊性，在项目开发阶段做好需求调查并在培训结束后做好学员反馈调查，在工作过程中细化流程、及时复盘、高效解决实际需求并提供温暖、贴心的服务。

 

 

       院长陈明老师在各科室老师发言完毕后进行了点评。陈明老师首先对于外院行政团队在2023年的工作进行了充分肯定，学院的平稳运行离不开每一位行政人员的支持，各科室通力合作，才能有学院各项工作的有序进行。很感谢能有这样一个场合可以让大家进行交流学习，祝愿大家2024年身体健康，新年快乐！

 

 

       党委书记李淑静老师也针对各科室的汇报进行了点评。李淑静老师指出，每一次的行政业务研讨会都凝聚着每一位成员的思考和在日常工作中的努力。在工作中，大家对于学生抱有“父母之心”，对离退休老师抱有“子女之心”，对朝夕相处的同事还拥有“手足之情”，这种温暖之心与高效能的工作都是保障学院工作顺利开展的有力支撑。行政工作是平凡的，但是它带来的价值却是巨大的，十分感谢各位老师的辛苦付出！

 

 

       随后，副院长王丹老师、王恒老师、党委副书记冯美娜老师都针对汇报内容进行了点评。三位老师都向行政团队表达了诚挚的谢意，并表示，外院工作取得的成就离不开行政老师们的无私付出。在如此庞大的“家庭”中，保障各项工作的平稳进行实属不易。希望各位老师也能在工作中收获成就感，希望在大家的齐心协力下，学院2024年能有更好的发展。

 

 

       本学期，教务办公室的邵晓梅老师即将退休，迎来人生的新阶段。党委副书记冯美娜老师、2023届选留生李欣雨、图书分馆馆员徐月老师加入了外院行政大家庭，党委副书记张冬梅老师为邵晓梅老师献上鲜花和感谢牌，祝福邵老师退休生活幸福快乐。学院为新同事准备了迎新礼物，欢迎三位老师的加入。

 

 

 

       2024年龙年来临，新的一年，希望外院行政团队可以继续保持龙腾虎跃的精神，认真工作，助力外院建设迈上新的台阶！