在校研究生到国（境）外参加学术活动和进行学术访问，均须办理研究生出访申报手续，具体流程如下：

一、出访申报手续

1. 无论经费来源，研究生均须于出访前办理BETWA西汉姆联官方官网学生出访申报手续。

2. 办理程序：登陆“校内门户”→点击“信息服务”→在搜索框中搜索“研究生院业务”→选择“研究生院业务”→在“培养办学籍”栏目中找到“提交出国审批申请”→ 填写相关信息 →“提交申请”→ 按提示上传相关材料。

3. 系所负责人审批通过后，将进入学院审核，学院行政及党委负责人审核通过后，将依次进入研究生院及国际合作部审核。

4. 学生可以自行在系统中查询各单位审核结果，审核未通过，学生可在审批意见中查询到未通过原因；审核被退回，学生根据审批意见修改后再次提交，重新进入审核环节。

5. 出访超过180天的还需办理保留学籍手续，学生可在出访申请界面自行打印带有“学生证明章”的保留学籍手续单（无需再至研究生院盖章），学生应按照要求清退宿舍，并在完成各部门手续后将保留学籍手续单交回研究生院（燕园大厦1309）。

二、注意事项

1. 学生所填报出访日期应与离京和抵京的时间一致。导师知情同意书上的时间也应与系统所填报的出发日期一直。

2. 学生在出访系统中上传邀请信，非英文的外文邀请函需翻译，本人及导师在翻译件上签字确认。

3. 若为院系与对方学校的双学位联合培养项目，学生还需附协议复印件，与邀请信一并上传。

4. 硕士研究生不得因为出访而延期毕业，博士研究生办理延长学习年限后，不得在延期期间出访。

博士研究生出访预计回校时间距预计毕业时间应大于三个月。确因学术需要且出访时间较短的，应与导师商量，并获得院系批准，确定不影响论文答辩、就业及毕业相关各项事宜后前往；长期项目（超过180天）原则上应办理延长学习年限学籍异动手续后，再办理出国（境）手续。  

七月毕业：预计回校时间在当年5月1日-7月1日之间者；一月毕业：预计回校时间在前一年11月1日-1月1日之间者；系统将弹出保证书，请认真阅读填写。

5. 档案不在BETWA西汉姆联官方官网的研究生，原则上应回原单位办理相关手续，并将有关批件复印件交至院系备案。特殊情况，在学校办理的，除规定材料外，还应上传档案所在单位出具的《委托函》，委托BETWA西汉姆联官方官网办理相关手续。《委托函》需注明“同意派出”、“委托BETWA西汉姆联官方官网办理”等相关字样。

6. 出国（境）180天以上保留学籍者，回国后一周内（寒暑假顺延），录入实际离京和抵京日期并提交出国总结，路径为：登陆“校内门户”→点击“信息服务”→在搜索框中搜索“研究生院业务”→选择“研究生院业务”→在“培养办学籍”栏目中找到“提交出国审批申请”→ “录入回国信息”，提交后打印带有“学生证明章”的复学手续单至各个部门办理完毕后，到院系教务老师处注册即可，复学手续单无需交回至研究生院。

7. 在校期间的出国（境）学习视为培养过程的一部分，如需延长在校学习年限，延长期间，学费、住宿、奖学金等事宜参照学校相关规定。

8. 研究生因私出国（境），应在校历规定的假期期间，无需经研究生院批准。（涉密研究生除外）。

9.研究生在外学习时间一般不得延长，却因工作需要，需延长者应提前两个月以上办理延长在外学习期限的手续，即本人提出申请，双方导师与所在系（所、中心）负责人审批，学院审核通过后报研究生院审核。批准延长在外学习期限一般最多不超过一年，且只能申请一次延期。到期未办妥延期手续或延期申请未获批准者应按时回国回校报道。